خطوات وأساليب تصميم نظام المعلومات المحاسبي

تتعلق عملية تصميم نظام المعلومات المحاسبي بتنظيم العلاقة بين عناصره وأجزائه، من خلال ترجمة الأهداف التي ينبغي تحقيقها في نظام كامل وقابل للتشغيل بأقل تكلفة وأعلى منفعة ممكنة.
ونظرًا لتشعب العلاقات بين نظام المعلومات المحاسبي ونظم المعلومات الفرعية الأخرى في المؤسسة، فإن الأمر يتطلب أن تحدد الجهة التي تقوم بتصميم النظام على أساس إلمامها الواسع بكافة العلاقات التي يجب أن يؤمنها النظام وارتباطاتها مع بعضها البعض لكي يكون النظام المراد تصميمه فاعلاً وكفءً بالدرجة المطلوبة.
ولكي يتم تحقيق ذلك فإن الاتجاه السائد الآن هو أن يتولى المحاسب القيام بدور مصمم نظام المعلومات المحاسبي، حيث يؤيد الكثير من الكّتاب ذلك بأقوالهم :
- إن على المحاسب أن يأخذ زمام المبادرة في تصميم النظم ومن ثم تهيئة نفسه لمهنة جديدة بدلاً استمراره في المهنة القديمة.
- إذا ما أراد المحاسب أن يحتفظ بسيطرته على توفير المعلومات المحاسبية للإدارة فإن عليه أن يسعى إلى الحصول على النصيب الأكبر في تصميم وتشغيل نظام المعلومات المحاسبي.
- إن عصر الحاسوب قد وفر للمحاسب أن يصبح مديرا للمعلومات، ويلاحظ أن قيام المحاسب بتصميم نظم المعلومات يعتبر أمرا ممكنا ، حيث أن عمل المحاسب يتطلب منه القيام بعمليات التجميع و القياس والتحليل للبيانات المالية وغير المالية وتجهيز المعلومات وتوزيعها على الجهات المستفيدة منها إضافة إلى تعامله مع النظم الفرعية الموجودة في المؤسسة مما يؤدي إلى توسيع دائرة تأثيره وسلطته عليها وبالتالي توسيع مجال خدماته.
مفهوم تصميم نظام المعلومات المحاسبي
تصميم النظم يعد المرحلة التي تلي مرحلة التحليل، وتعد مخرجات مرحلة التحليل ذاتها مدخلات مرحلة التصميم.
1- تعني عملية التصميم ترتيب الأجزاء والمكونات والنظم الفرعية في هيكل متكامل وبطريقة تساهم في تحقيق الأهداف المشتركة للنظام .
2- كما يعرف التصميم بأنه كل الإجراءات العملية الملموسة لتركيب وبناء نظام بمواصفات ووظائف محددة باستخدام النماذج والمعرفة التقنية والبرامج والأساليب الفنية الضرورية. وتهدف مرحلة التصميم إلى تنفيذ الأنشطة والفعاليات الآتية :
- البدء بتحديد التصميم المنطقي للنظام وفقا لمعطيات عمليات التحليل.
- تحديد المواصفات التشغيلية للأجهزة المطلوبة لعملية الحوسبة.
- اختيار وبناء الخوارزميات المناسبة وتمثيل مراحل التصميم بواسطتها.
- تحديد مواصفات الحزم البرمجية المناسبة لعملية الحوسبة.
- تحديد احتياجات المستفيدين من النظام واستيعابها في التصاميم الأساسية.
- استكمال مستلزمات تصميم نظام المعلومات.
- تحديد القيود المادية والتقنية والتنظيمية المفروضة على النظام.
- وضع المواصفات العامة للمخرجات بناءً على متطلبات المستفيدين.
- تنظيم وجدولة وتصميم نماذج البيانات المطلوبة.
- تحديد نوع العمليات المطلوبة على البيانات وتحديد مواصفاتها عند التنفيذ.
- تنظيم وجدولة وتصميم نماذج المدخلات ووضع مواصفات عامة لها.
- تنظيم وجدولة المعلومات المطلوب إنتاجها.
3- يقصد أيضاً بتصميم النظام "عملية وضع خطة لترتيب أجزاء النظام في شكل متكامل يفي بالأهداف المطلوب تحقيقها. بحيث تتضمن هذه الخطة الكيفية التي يتم بها ترتيب الأجهزة وكيفية استخدامها وكذا مدى إمكانية تحقيق التنسيق بين الأنشطة وإجراءات التشغيل". ويهدف تصميم نظام المعلومات إلى :
- استخدام أفضل للطاقة البشرية و الآلات و المعدات بأقصى طاقة ممكنة.
- استخدام أحدث الأساليب في انجاز الأعمال.
- الاستفادة من الموارد المتاحة بأقصى درجة ممكنة.
- الاستفادة من المخصصات المالية بشكل فعال في خدمة أهداف المؤسسة.
- البحث عن استخدامات متعددة للبيانات والمعلومات.
ومما سبق يمكن تعريف عملية تصميم نظام المعلومات على أنها الخطة أو الإستراتيجية المتبعة من طرف مصممي النظام التي تهدف إلى تركيب مختلف أجزاء النظام بطريقة متناسقة ومترابطة تسمح ببناء أو استحداث نظام جديد كلياً أو جزئياً، يهدف إلى توفير المعلومات المناسبة في الوقت المناسب وبالكيفية المطلوبة أفضل من النظام القديم، كما يهدف إلى تحقيق الجدوى الاقتصادية من حيث معالجة البيانات وإنتاج المعلومات.